מדריך

איך בוחרים את התהליך העסקי הראשון ליישום AI

התהליך הראשון קובע את הציפיות לכל מה שיבוא אחריו. תהליך שאפתני מדי הופך את הפרויקט לוויכוח על AI. תהליך קטן מדי עובר בלי שאיש ישים לב שהוא הצליח. הקריטריונים כאן נאספו מעבודות מיפוי עם צוותים ברשויות, בתאגידי מים ובחברות מסחריות.

סימנים לתהליך ראשון טוב

• הוא חוזר לעיתים קרובות. דוח שבועי, סבב קבוע של בדיקות כרטיסים, בקשות שמגיעות כל יום. החזרתיות נותנת נקודת בסיס ומספיק מקרים לבדיקה.
• רוב המאמץ הוא בדיקה, לא החלטה. במיפוי שערכנו בתאגיד מים, רוב זמן מחזור החיוב של הצוות הוקדש לייצוא דוחות לאקסל ולמעבר על כרטיסים אחד־אחד, אף שרק חלק מהם דרש שיקול דעת. עבודה כזו אפשר למיין לשלוש קבוצות: נסגר, דורש פעולה מוגדרת, דורש אדם.
• אפשר לנסח את הכללים. ספים, מסמכי חובה, טבלאות תוקף. אם הכללים קיימים רק בראש של אדם אחד, המשימה הראשונה היא לכתוב אותם, לא להפוך אותם לאוטומטיים.
• יש לו בעלים. אדם עם סמכות לאשר את הכללים ולקבוע מהי תוצאה נכונה.
• הנתונים נגישים. אפשר לקבל הרשאה לקבצים, ללוחות ולמערכות שהתהליך נשען עליהם, רצוי דרך ממשק.
• אפשר למדוד הצלחה. זמן הכנה, מספר החריגים שזוהו, או הזמן שעובר בין אירוע לבין הפעולה שצריכה לבוא אחריו.

סימני אזהרה

• התהליך תלוי במערכת שאסור לאיש להתחבר אליה.
• לטעויות יש חשיפה רגולטורית או כספית גבוהה, ואין נכונות להתחיל בתקופת צל.
• המחלקות חלוקות לגבי האופן שבו התהליך צריך לעבוד. את זה צריך ליישב לפני שבונים משהו.
• המטרה המוצהרת היא צמצום כוח אדם, ולא העברת הזמן של האנשים למקרים שבאמת צריכים אותם. ניסוח כזה בדרך כלל מרחיק דווקא את מי שמכיר את התהליך.

דרך פשוטה להשוות בין מועמדים

מציבים כל תהליך מועמד על שני צירים, תרומה ומורכבות, ביחס למערכות שקיימות אצלכם היום. לכל אחד מציינים אם נכון לבנות, לקנות, או לאמץ כלי שכבר קיים ולהסדיר אותו בנוהל. מתחילים במקום שבו התרומה גבוהה והמורכבות נמוכה, ורושמים למה האחרים נשארו בחוץ, כדי שאפשר יהיה לחזור להחלטה.

לשמור על תכולה ראשונה מצומצמת

בפרויקט היתרים ברשות מקומית, התהליך מתחיל במסלול זכאות אחד, והחריגים וערוצי הקליטה האחרים נשארים אצל העובדים. בארגון גדול, המיפוי של כמה מחלקות העלה הזדמנויות רבות, והתחלנו באלה שהבטיחו את ההישגים המהירים ביותר. תכולה ראשונה מצומצמת קלה יותר לבדיקה ולקבלה, והיא מראה מהר איפה הכללים אינם ברורים.

לסכם מראש איך התהליך יתקבל

לפני הבנייה מסכמים עם בעל התהליך את נקודת הבסיס ואת תנאי הקבלה: מה יימדד, על איזה מדגם, ואיזו תוצאה נחשבת מספקת. בלי זה, סיום הפרויקט הופך לעניין של דעה.

מגבלות

הקריטריונים האלה עוזרים להחליט מאיפה להתחיל. הם אינם אומרים מראש כמה זמן ייחסך. מספרים שמופיעים בשלב התכנון הם הנחות עבודה; הפיילוט מודד את נקודת הבסיס ואת התוצאה בפועל.