הטמעת AI בארגונים

מהתהליך שאתם מפעילים היום לתהליך AI שאפשר לקבל.

רוב הארגונים צריכים קודם תהליך אחד שעובד, ורק אחר כך אסטרטגיית AI. אנחנו מתחילים מהאופן שבו העבודה נעשית בפועל, מסכמים מה היישום הראשון צריך לעשות ואיך הוא ייבחן, ובונים אותו על המערכות שכבר יש לכם.

מהתהליך ליישום

1. הבנת התהליך

אנחנו נפגשים עם האנשים שעושים את העבודה ועוברים על מקרים אמיתיים: מה מגיע, באילו קבצים ומערכות משתמשים, איפה חסר מידע, איפה נדרש שיקול דעת ומי מאשר. מיפוי של כמה מחלקות נמשך בדרך כלל שבוע עד שבועיים, בהתאם לזמינות האנשים.

התוצרים נמסרים בכתב: מפת תהליכים ומקורות מידע, ריכוז צרכים לכל מחלקה, רשימת הזדמנויות מתועדפת ורשימת פערים שדורשים החלטה.

2. תעדוף

משווים בין התהליכים המועמדים לפי ערך עסקי, מורכבות, המערכות המעורבות, זמינות הנתונים והתלויות. לפעמים עדיף לאמץ כלי שכבר קיים בארגון ולהסדיר אותו בנוהל מאשר לבנות משהו חדש. תהליכים שנשארים בחוץ נרשמים יחד עם הסיבה.

3. מקורות מידע

לכל תהליך ממפים את הקבצים, הגיליונות, הלוחות והמערכות שהוא נשען עליהם, את הפורמטים, את תדירות העדכון ואת המקומות שבהם המקורות סותרים זה את זה. כללים לערכים חסרים או חריגים נקבעים עם בעל התהליך. ערך אפס, למשל, אינו מסווג אוטומטית כשגיאה.

4. ממשקים

מתחברים למערכות שכבר בשימוש, כמו ERP, CRM, לוחות ניהול פרויקטים ומאגרי מסמכים, דרך הממשקים שלהן ככל האפשר. המערכות הקיימות נשארות מערכות המקור. שימוש בשירות AI של צד שלישי עם המידע שלכם מתואם מראש.

5. נקודות בקרה אנושיות

מחליטים יחד איפה אדם חייב לבדוק לפני שהעבודה ממשיכה: תוצאה חריגה, תוצאה מסחרית שלילית, סטייה מחוזה. המקרים האלה מסומנים עם הנתונים התומכים ואינם מטופלים אוטומטית.

6. בדיקות

לפני שימוש תפעולי, התוצאות נבדקות עם בעל התהליך על דוגמאות מוסכמות ומושוות לשיטה הנוכחית. מוודאים מה הפערים הפתוחים, מה ההרשאות, מי מאשר ומי אחראי על התפעול. השימוש התפעולי מתחיל רק אחרי אישור מפורש.

7. הטמעה

ההדרכה מותאמת לתפקיד ולתהליכים שבהם כל אחד ישתמש, ומלווה בהוראות עבודה קצרות. אחרי העלייה לאוויר יש תקופת ליווי מוגדרת לשאלות ולתיקונים.

מקרה בוחן

ייעול תהליכים בכמה מחלקות

מה משפיע על ההיתכנות, התכולה, העלות והזמנים

• עד כמה אפשר לנסח את הכללים בבירור, ולמי יש סמכות לאשר אותם.
• מצב הנתונים: פורמטים, פערים וכמה מקורות צריך ליישב.
• כמה מערכות מעורבות, והאם יש להן ממשקים שמישים.
• אישורי אבטחה והרשאות בצד שלכם, וכמה זמן הם לוקחים.
• כמה נקודות בקרה אנושיות ומסלולי חריגים התהליך צריך.
• האם המטרה היא הדגמה, פיילוט או שימוש תפעולי.
• זמינות האנשים שמכירים את התהליך למיפוי ולבדיקות.

לפני כל יישום אנחנו כותבים מסמך תכולה: מטרה, קלט ופלט, מערכות ונתונים, היקף עבודה, מועדים, מדדי הצלחה ותנאי קבלה. התכולה, לוח הזמנים, אופן הפריסה והתמיכה השוטפת נקבעים לפי מה שסוכם בו.